Événementiel : comment faire face à l’imprévu ?

Par Marine AVEZ – étudiante en Relations publiques et événementiel à l’ESP Paris

Le secteur de l’événementiel regorge d’éléments perturbateurs. Un bon chef de projet sait automatiquement prendre en compte cet neutraliser es derniers pour assurer le bon déroulement de l’événement en question. Peu importe par quoi il est causé, quand l’imprévu survient il faut réagir rapidement et avec la bonne solution … Mais comment ? Voici quelques conseils que j’ai pu tester sur le terrain au cours de mes différents stages et qui je l’espère vous seront profitables.

Parer à l’inattendu

Nous le savons, l’imprévu par définition survient sans avoir été pronostiqué, ainsi on ne peut pas vraiment s’y attendre. Toutefois (et comme me le répète ma directrice commerciale tous les jours), « un problème, qui est anticipé en amont, n’est plus un problème ». Cela veut donc dire qu’avant chaque événement, il faut dresser la liste de toutes les choses à orchestrer selon le brief qui aura été donné, mais il faut également envisager d’éventuels éléments qui pourraient venir perturber la manifestation : un retard de livraison, un membre de l’équipe qui serait absent ou encore une panne technique. Une fois ce possible problème identifié, il faut déjà réfléchir à une solution qui devra être mise en œuvre si celui-ci arrive.

Ne pas stresser

Si malgré tout un problème survient, il convient de garder son calme. En effet, c’est souvent dans la panique que l’on aggrave le problème au lieu de l’atténuer ou de trouver la solution adéquate. Un bon chef de projet, événementiel ou autre du reste, doit toujours être doté de cette qualité : la résistance au stress. On ne peut pas produire de bonnes choses si l’on écoute uniquement ses émotions, surtout dans un cadre professionnel, car on peut alors être amené à communiquer son stress à ses équipes, ce qui peut engendrer un véritable chaos. Aussi, il est essentiel dans ce type de situation de rester professionnel à la fois auprès du client mais également auprès du groupe que l’on manage (régisseur, maitres d’hôtel, hôtesses, agents de sécurité…).

Analyser la source

On ne peut régler un souci si l’on n’en détecte pas la racine. Avant d’agir, il convient d’analyser l’élément perturbateur et ses facteurs : un membre de l’équipe (qui est absent ou qui ne fait pas son travail comme il le faudrait), un dysfonctionnement technique (panne de courant, matériel inadéquat, etc), incident avec la restauration ou encore complication liée au temps (retard, mauvais enchaînement ou autre). Une fois que ce facteur aura été identifié de manière claire, on pourra trouver une solution adaptée.

Se faire assister

Beaucoup de problèmes ne sont pas réglés à cause d’un excès d’orgueil. On refuse souvent d’assumer les responsabilités de l’erreur et donc les conséquences de celle-ci, de demander de l’aide. Il n’y a rien de pire que de se sentir seul face à une embûche. Pourtant l’être humain n’est pas solitaire par nature, il a ce besoin constant d’être entouré. Il faut alors prendre conscience que demander de l’aide n’est pas un signe de faiblesse. N’hésitez pas à vous tourner vers un collègue, un membre du staff, ou même une personne extérieure pour un conseil ou plus.

Voir l’obstacle comme une opportunité d’évolution

Vous l’avez bien compris, un chef de projet événementiel est confronté à l’imprévu tous les jours, c’est même ce qui le caractérise. Un événement sans imprévu est pratiquement impossible à imaginer.Si l’on se réfère à la célèbre citation « jamais un échec, toujours une leçon » on comprend que la bonne gestion de l’imprévu est essentielle dans l’avancée professionnelle et personnelle. C’est un excellent exercice pour s’améliorer, puisqu’en effet, plus l’on expérimente, plus la capacité à trouver des solutions sera à la fois rapide et naturelle. Un problème vécu ne pourra plus l’être dans le futur puisqu’on en connaîtra déjà la solution.